Wie Sie Ihren Posteingang ein für allemal zu erobern
Wenn Sie ein Gefühl des hilflosen Verzweiflung absteigend nach Sie jedes Mal, wenn Sie Ihren e-Mail-Posteingang öffnen, Hilfe ist bei der hand – Sie können auf Ihre Nachrichten ohne Einstellung Chefsekretärin, und wir sind hier um Ihnen zu zeigen, wie.
Bietet eine präskriptive, scheint Schritt für Schritt-Methode, die für alle Arbeiten eine vergebliche Übung, wie wir alle e-Mail-Adresse in unserem persönlichen und beruflichen Leben anders verwenden. Stattdessen haben wir einige unserer Lieblings-Techniken und apps übernehmen Ihre Eingangspost gekommen – Sie können wählen diejenigen, die am besten für Sie und Ihren Workflow arbeiten.
Soweit möglich haben wir versucht, in allgemeine Begriffe, die für jede e-Mail-Client und Dienst, arbeiten zu sprechen, obwohl wir auch einige speziellere Tipps aufgenommen haben. Lasst uns darauf.
Die Strategien
Du bist der Boss: Die Höhe der Zeit Sie Umgang mit e-Mail-Adresse verbringen sollte nicht diktiert werden, wie viele Nachrichten Sie erhalten, oder wie oft Ihr Handy summt. Es sollte von wieviel Zeit festgelegt werden, müssen Sie auf die Aufgabe zu verbringen. Eine Stunde pro Tag? 30 Minuten? Jüngsten Zahlen deuten verbringen wir rund ein Viertel unserer Büro-Zeit arbeiten mit e-Mails, also alles unter dies und du bist schon vor dem Spiel.
Das Problem mit Ihre e-Mails so oft ist, dass es in der Regel genau das beinhaltet – Kontrolle – ohne jede Art von Prozess oder eine Aktion. Nicht nur dauert es Zeit, es lenkt Sie von was du vorher gemacht hast. Sie müssen Parameter selbst einstellen, und bei ihnen bleiben.
Reduzieren Sie die Anzahl der Wiederholungen, die Sie nach neuen Nachrichten suchen und entscheiden, wie viel von Ihrem Leben Sie in Ihrem Posteingang verbringen möchten. Alles, was nicht Sie behandeln, die Zeit, als Lese- und Archiv markieren (oder löschen). Schließen Sie Outlook. Schließen Sie, dass Google Mail tab. Disable Sync auf Ihrem Handy. Und nicht e-Mails als erstes am Morgen wenn Sie ihm vielleicht helfen können.
Schreiben langer e-Mails an anderer Stelle: Wenn Sie wirklich Zeit und Energie in einer e-Mail (für Bewerbungen, vielleicht, oder das Schreiben in ein geliebter Mensch auf der anderen Seite der Welt) investieren müssen, verwenden Sie eine anderes Programm als Ihren e-Mail-Client (z. B. einen einfachen Texteditor). Dadurch wird vermieden, den Drang, auf neue Nachrichten überprüfen oder Blättern durch das neueste Bulletin von deiner Lieblingsband, jedes Mal, wenn Sie Denkpause. Sie können dann in die Früchte Ihrer Arbeit das nächste Mal bist du fällig zu wagen, in Ihrem Posteingang einfügen.
Rücksichtslos: Es ist verlockend zu hängen, um e-Mails und archivieren Sie sie Weg, für den Fall, dass sie jemals benötigt werden, und weil... nun ja... Warum nicht? Aber eine aufgeblähte Archiv bedeutet langsamer suchen und mehr Spreu zu durchwaten. Mit allen Mitteln hängen, um diese Buchung Flugdaten und Nachrichten von Ihrer Schwester, aber du musst nicht wirklich wissen, was Amazon täglich Angebote waren im vergangenen Jahr. Löschen Sie, es sei denn, Sie haben einen guten Grund nicht zu, und vor allem blind für e-Mails, die nicht von einer realen Person. Apropos...
Du musst e-Mails lesen: Daher ist die Option "mark lesen" und "Betreff" und "Absender" Spalten erfunden wurden. Bevor Sie selbst eine e-Mail öffnen und verschwenden wertvolle Sekunden scannen, haben Sie bereits eine gute Vorstellung davon, ob es tatsächlich jede Nutzung ist. Wenn Sie nicht auf diese Low-Level-Nachrichten umgehen, lassen Sie sie nicht schmachten. Nur Müll sie. Wird nicht das Ende der Welt, und wenn ja, Posteingang-Management-Systeme sind die am wenigsten von Ihrem Anliegen. Wenn Ihr e-Mail-Client eine Vorschaufunktion hat, aktivieren Sie es.
Verwenden die Alternativen: Es ist eine sichere Wette, dass Ihr Büro Feueralarm System eine laute Glocke klingeln, anstatt eine unternehmensweite e-Mail-erschossen. Ebenso: Verwenden Sie keine e-Mail, wenn es bessere Alternativen gibt. Z. B. gewöhnen, Kollegen von Angesicht zu Angesicht zu sprechen oder mit Twitter, um alle jene e-Mail-Newsletter ersetzen Sie abonniert sind.
E-Mail ist das Standardwerkzeug für alles von Familie Ankündigungen auf Software-Bug-Reports geworden, aber je mehr Sie verwenden eine effizientere Alternativen, desto ruhiger werden Ihren Posteingang.
Filter in anstatt herausgefiltert werden: Viele von uns haben daran gewöhnt, herausfiltern von e-Mails, die wir nicht sehen wollen. Wenn Sie eine Menge von eingehenden Nachrichten erhalten, ist es eine bessere Idee, die wirklich wichtigen Dinge zu filtern. In Google Mail, zum Beispiel Sie können Nachrichten von bestimmten Absendern als wichtig markieren als Teil des sortierten Eingang Features. In Outlook können Sie einen Filter, um e-Mails von Ihren wichtigsten Kontakten flag erstellen. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen auf diese wichtige, gefiltert in e-Mails, und wenn Sie keine Zeit übrig geben Sie was andere Nachrichten Sie erhalten eine schnelle flüchtiges vor dem Archivieren oder sie wegwerfen.
Schützen Sie Ihre e-Mail-Adresse: Einschränken des Zugriffs auf Ihre Adresse und machen es schwieriger für Menschen – Vermarkter, vor allem – an Ihren Posteingang erreichen. Sie könnten Menschen direkt (sie Kollegen, Kunden oder Freunde sein), eine alternative Plattform wie Twitter oder Skype Wenn sie wollen, in Kontakt mit Ihnen, vielleicht bekommen.
Hier ist ein Tipp für Google Mail: Punkte können Sie überall Ihre Adresse einfügen und es wird keinen Unterschied machen, so dass [email protected] und [email protected] auf das gleiche Konto führen. Verwendung einer Alternative in allen trivial Webformulare ausfüllen und Sie können einen Filter zu archivieren oder zu markieren so lesen Sie alle Nachrichten kommen, um diese Adresse einrichten.
Schalten Sie ab und abmelden: Sie könnten überrascht sein einfach wie effektiv ein paar "abbestellen" Links anklicken kann, und wie viel Unterschied ein paar Abonnements entfernen kann. Schalten Sie die Newsletter, die Sie noch nie gelesen, und während Sie gerade dabei sind, deaktivieren Sie die Benachrichtigungen erhalten Sie von Twitter, Facebook und LinkedIn (bereits überprüfen Sie diese Seiten oft genug, nicht wahr?)
Die Apps und Erweiterungen
ActiveInbox (Chrome/Firefox): Eine Erweiterung für Firefox oder Chrome, ActiveInbox bietet Ihnen eine Reihe von Tools, um Ihnen e-Mails als Aufgaben und macht Sie effizienter zu behandeln. Priorisieren Sie Ihre wichtigsten Nachrichten, e-Mails anhand gemeinsam Projekte und Tick aus e-Mails, denen Sie beschäftigt haben-Gruppe.
Bumerang (Chrome/Firefox/Safari): Bumerang wird direkt in Ihrem Google Mail-Posteingang, Sie geben eine Reihe von zusätzlichen Funktionen, einschließlich der Fähigkeit zu planen, wenn e-Mails gesendet werden, und die Option zum Follow-up zu haben, die Erinnerungen angezeigt, wenn jemand nicht zurück, Sie hat. Wenn Sie mit einem Gespräch sofort umgehen können, können Sie es für später snooze. Besuchen Sie die offizielle Website um die Erweiterung für Ihren Browser herunterladen.
Anpassbare Tabs (Gmail): Google Mail neuesten Trick könnten auch die handlichsten; ein neues Layout für Web und mobile Geräte, die gerade erst begonnen, Roll-out in dieser Woche automatisch sortiert Ihre e-Mails in Registerkarten Kategorien wie Primary (tatsächliche bekannte), sozialen (Twitter, Facebook, Updates etc.), Aktionen (alle Ihre Groupon Angebote) und Updates (Auftragsbestätigungen, Fluginformationen und dergleichen).
Sie können auch beide wie viele Tabs Sie verwenden von eins bis fünf und benennen von bestimmten Absendern immer in einer bestimmten Registerkarte erscheinen. Alle Google Mail-Nutzer bekommen die Registerkartenansicht schließlich jedoch wollen Sie es versuchen, früher, achten Sie auf die Option Configure Posteingang in Ihrem Google Mail-Einstellungen-Menü angezeigt.
Dextr (Android): Dextr arbeitet nach dem "filter in"-Prinzip. Es hilft Ihnen, bis eine weiße Liste derjenigen, die Sie hören wollen, aus, und alle anderen e-Mails versteckt sind bereit, überprüft werden, wenn Sie Zeit, mit ihnen umzugehen haben.
Noch in der Beta-Entwicklungsphase können Sie für $1 auf Google Play Dextr abholen.
Mail Pilot (iOS): Mail Pilot verwandelt Ihren Posteingang eine to-do-Liste, obwohl wenn das klingt wie etwas, das für Sie funktionieren würde, du festzulegen, $15 musst um es aus dem App Store zu bekommen. Sie können e-Mails als erledigt markieren, ihnen Termine zuweisen und erhalten auf Ihre Nachrichten aus dem Komfort von Ihrem iDevice. Es ist ein hoher Preis zu zahlen, aber niemand jemals gesagt, dass Inbox Zero billig kommt.
Postfach (iOS): Sie haben zweifellos viel Neues über die Mailbox, vor kurzem gekauft von Dropbox gesehen. Inbox Zero ist das Ziel der app, und es hilft Ihnen dabei durch die Vereinfachung Ihres Google Mail-Konto-Nachrichten können behandelt, archiviert, gelöscht oder verschoben erst zu einem späteren Zeitpunkt, so dass Sie durch die wichtigsten e-Mails arbeiten und überlassen Sie den Rest.
Postfach kostenlos aus dem App Store (und es gibt keine Warteliste mehr, entweder).
Der sortierte Eingang (Gmail): Google Mail Posteingang Priorität Funktion 2010 ins Leben gerufen, und wenn Sie es nicht verwenden, dann ist es einen Blick Wert. Es versucht automatisch abwägen, welche e-Mails am wichtigsten für Sie sind, lassen Sie sich auf diese konzentrieren und informieren Sie sich über den Rest einer anderen Zeit. Der beste Teil ist, dass Sie Gmail, wichtige und unwichtige Nachrichten zu erkennen, so dass im Laufe der Zeit es besser wird und die Priority Inbox-Funktion auf Gmails iOS- und Android-apps übertragen werden, kann so dass Sie nur wichtige Nachrichten sehen trainieren können. Melden Sie sich bei Google Mail, es zu benutzen.
Sanebox (Multiple): Sanebox funktioniert mit fast jedem e-Mail-Service auf fast jeder Plattform, und einen ähnlichen Job, Gmails Priority Inbox. Es wird Sie nur mit wirklich wichtigen e-Mails unterbrechen (und Sie können helfen, es zu erkennen, diese zu trainieren) und alles andere für später archiviert wird. Eine leicht verdauliche Zusammenfassung kann so oft oder so selten wie Sie gesendet werden. Die Preise beginnen bei $2,04 pro Monat, aber Sie können sich anmelden für eine kostenlose Testversion von der offiziellen Website.
Scoop (Web): Schaufel sammelt all diese täglichen e-Mails, die Ihren Posteingang Pfeffer und fasst sie in einer leicht verdaulichen One-Shot. All die Magie geschieht im Hintergrund, so du musst den Dienst zu trainieren, aber Sie können Scoop Einstellungen optimieren, wenn es etwas falsch wird. Alle verarbeiteten e-Mails sofort archiviert und als "Scooped" gekennzeichnet, damit Sie sie überprüfen können, falls erforderlich. Weitere Informationen finden auf der Website der Scoop. Unroll.me hat eine ähnliche Aufgabe.
Triage (iOS): Triage ist eine weitere app, in der Hoffnung, das waten durch Ihre e-Mails vereinfachen. Eingehende Nachrichten können archiviert, beantwortet oder im Posteingang für den Umgang mit später, alle mit einem Fingerstreich gehalten. Die app ist erhältlich für $2 aus dem App Store.
Wie eh und je, begrüßen wir Ihre Eingabe in die Diskussion weiter unten, wenn du eine Killerapplikation gefunden hast oder Philosophie, die Ihnen geholfen hat, halten Sie einen sauberen und aufgeräumten Posteingang.