Der sec Leben

Sehr geehrte Freda
Mein Vorgesetzter, zu seiner Ehre, wirklich versucht, einen Großteil seiner eigenen Textverarbeitung. Aber ich kriechen, das Endergebnis von vielen seiner Briefe - die Präsentation ist schrecklich, sie sind schlecht gebaut, und manchmal nicht einmal vermitteln, was er sagen will. Egoistisch, mache ich mir Sorgen, dass die Leute denken, dass sie meine Arbeit sind. Ich bewundere seine Bemühung, anzupassen und ihn davon abhalten wollen. Was kann ich tun, um zu helfen? Susan, Portsmouth.

Immer mehr Führungskräfte lernen IT-Fähigkeiten, und das zu Recht. Schließlich fast alle werden es lesen und schreiben vollständig durch die Zeit, die Schule zu verlassen. In der Zwischenzeit kann es schwierig sein als Sekretärin, wenn Ihnen bekannt ist, dass Ihr Manager IT-Fähigkeiten sind nicht so gut wie deine. Bewältigung dieser Situation erfordert Diplomatie und eine sehr unterstützende Haltung.

Erstens glaube ich, musst du seine Bemühungen zu lernen diese neue Fertigkeit, und seine Versuche zur Reduzierung der Belastung durch echtes Teamwork loben. Einige Manager immer noch das Gefühl, das berühren eine Tastatur ist "unter ihnen" (aber vielleicht sind sie nur Angst der neuen Technologie.) Fragen Sie Ihren Chef, wenn er Probleme mit seiner eigenen Korrespondenz zu tun ist. Hoffentlich wird er einige Schwierigkeiten anerkennen, was ist dein Stichwort zu bieten, helfen. Wenn er es nicht tut, dann musst du - sehr taktvoll - nur ein oder zwei wichtige Punkte zu identifizieren, die Sie denken, Adressierung brauchen. Gehen Sie nicht über eine ganze Reihe von Störungen oder Fehler, da dies zu entmutigend wäre.

Dann könnten Sie anbieten, ihm mit einer Reihe von halbstündigen Mittagspause Schulungen helfen. Vielleicht formulieren Sie Ihr Angebot als "zu helfen, ihn noch besser zu werden" oder "um einige Tricks des Handels- und Short-Cuts zu erfahren." Dieser Ansatz sollte ihn ermutigen, anstatt sein Ego zu verwüsten.

Ein weiterer Punkt zu beachten ist, dass es sorgfältigen Auswertung braucht zu erarbeiten, wenn es wirklich zeitsparend für einen Manager ihrer eigenen Korrespondenz zu tun ist, und wenn es eine Zeitverschwendung hochbezahlte Führungskräfte.

Zum Beispiel könnte es gültig für einen Manager, Briefe und Faxe, aber bessere Nutzung der Zeit für eine Sekretärin dazu längere Briefe, kurze Berichte etc.. Wie bei vielen anderen Fragen, unbedingt gute Teamarbeit der Sekretär/Manager-Team die Leistung zu maximieren.

Freda Gardiner Freda kann bei SDN Ltd, 38 Nottiingham Road, Ashby-de-la-Zouch, Leics LE65 1DQ kontaktiert werden. Fax: 01530 563000. Oder per e-mail