Machen Zeit-Management-apps wirklich Menschen produktiver?

Mitarbeiter sind Zeit-Management-Anwendungen verwenden, die tägliche Arbeitszeit besser nutzen. Aber funktionieren sie wirklich – und sie zu Big Brother?

Andrew Chen, ein Investor in der San Francisco Bay Area, früher dachte, dass Null in einem Posteingang Folklore war. Der Tech-Unternehmer verwendet jetzt eine app, Streifen, regelmäßig seine e-Mails löschen. Er bekommt auch alle seine Planung erfolgt mit Hilfe von einem anderen digitalen Zeitmanager, Esper.

Zeit-Management-Anwendungen haben in den vergangenen Jahren stark vermehrt, da Verbraucher zunehmend versuchen, mehr Produktivität aus ihren wachen – und sogar schlafen – Stunden zu pressen. Benutzer in der Hoffnung, ihre Zeit auf Facebook zu beschneiden und mehr Stunden in der Turnhalle in squeeze haben zu Anwendungen wie RescueTime und Toggl strömten. Sie definieren die Aufgaben und stellen Sie die app zu messen, wie lange Sie dafür ausgeben.

"Zeit-Management-Tools sind für mich super wichtig," Chen sagte. "Wenn Sie [a] Tech Job sind, ist die knappste Sache Ihre eigene Aufmerksamkeit und anderer Völker. Geld ist in der Regel nicht der Engpass. So benötigen Sie Tools zur Verwaltung dieser knappen Ressource, so dass Sie es optimal nutzen können."

Menschen haben immer versucht, ihre 24 Stunden zu maximieren. Jetzt, wo analog to--Listen einmal gereicht, hat die Toolbox zur Steigerung der Effizienz stark erweitert.

Erfassung von Daten ist der erste Schritt. "In den Vereinigten Staaten, ist diese große Welle von selbständigen Quantifizierung", sagte Khiv Singh, ein Assistent Vice President bei Sapience, die vor ein persönliches Zeitmanagement Tool kurzem namens Sapience Buddy. Zwar die Mehrheit der Kunden des Unternehmens in der Region Asien-Pazifik und Europa, sagte er, dass die Amerikaner die Anforderung einer Möglichkeit, persönliche Daten zu verfolgen waren.

"Es gibt nichts besonders Neues über den Wunsch, produktiv sein", sagte Melissa Gregg, ein principal Engineer bei Intel, die die Zukunft der Arbeit erforscht und ist Autor des Buches bevorstehende Counterproductive, dessen Schwerpunkt Zeitmanagement bei der Arbeit. "Es ist mehr, was wir haben die Technologie und die Fähigkeit zu tun, dass in weitere interessante Möglichkeiten." Gregg und ihr Team vor kurzem 50 Zeit-Management-Anwendungen überprüft und festgestellt, dass sie reichten von Kalender, Notizen und File-sharing Tools zur Achtsamkeit Meditation apps, die Benutzer zu Pausen und bleiben erinnern konzentriert.

Entwickler von einigen der beliebtesten Freizeit Management-Anwendungen, wie zur rechten Zeit, ATracker und Toggl, jetzt erstellen oder erweitern von Office-Versionen für Business-Kunden bis Ende des Jahres.

Da apps, die die Menschen das Gefühl, sie quetschen sind mehr in jeden Tag zu einem eingefleischten Kundenstamm führen können, zählen viele dieser Firmen auf ihre vorhandene Benutzer, leidenschaftlich ihre Anwendungen zu ihren Arbeitgebern zu fördern, wenn die Themen Produktivität und Priorisierung im Büro entstehen.

Richtig gemacht, Gregg sagte: "Es tatsächlich dauert den Ort einer spirituellen oder religiösen Dimension für manche Menschen." Als interne Übung sagte Gregg ihr Team vor kurzem statt einem pitching Panel, in dem jeder Mitarbeiter für die Annahme von seinem Lieblings-app eintreten könnte.

Zeit-Management-Tools entwickelt, für ein Büro möglicherweise komplexer als jene für den persönlichen Gebrauch, und sie auch verschiedene Arten von Daten aufnehmen müssen. Beispielsweise hat ein Unternehmen die Wahl zwischen apps, die auf die Festplatte eines Mitarbeiters zu leben und diejenigen, die Informationen in der Cloud zu speichern.

Eine effektive Business-app muss auch berufliche Aufgaben persönliche trennen und lassen einen Mitarbeiter nur arbeitsbezogenen Daten um mögliche Verstöße gegen Datenschutz oder andere rechtlichen Grauzonen zu vermeiden melden. Ein Produkt, das funktioniert gut für einige Mitarbeiter und Führungskräfte kann auch für andere, je nach Sorte Arbeitsstile und Kultur innerhalb eines Unternehmens weniger effektiv sein.

Entwickler von Zeit-Management-Anwendungen sind all diese Fragen unter Berücksichtigung, da sie ihr Produktangebot zu erweitern und mit Feedback von "early adopters" um zu helfen, Bugs und beherbergen eine Vielzahl von Aufgaben.

"Wir wollen am Ende an den großen Konzernen", sagte Mathias Mikkelsen, CEO und Gründer von rechtzeitig, die hauptsächlich verwendet wird durch die selbständige, wie Autoren und Vermarkter. "Es ist viel besser, mit der individuelle Blick zu beginnen. Nagel, dass die Erfahrungen, und dann auf das gesamte Unternehmen."

Obwohl app Entwickler, dass ihre Software Produktivität steigern kann behaupten, haben nur wenige die harten Daten zur Steigerung der Effizienz unter Beweis stellen.

"Gibt es wirklich nicht, dass viel gutes Forschung rund um auf diese apps, vor allem weil sie so verschieden von einander, sind", sagte Dan Ariely, ein Verhalten Ökonom an der Duke University und Co-Gründer von Timeful, ein Zeit-Management-System, das im Mai von Google übernommen wurde. Google sagte in einer Erklärung, dass es geplant, die Timeful Funktionen in ihren Posteingang und Kalender-Systeme neben anderen Produkten zu integrieren.

Die meisten Zeit-Management-Anwendungen basieren auf was beschreibt Gregg als "die Beratung und Pseudowissenschaft der Zeitwirtschaft der 70er Jahre." Das heißt, geben Sie eine überzeugende Selbsthilfe-Philosophie, die behauptet, in der Wissenschaft ohne die Forschung oder Beweise zu sichern geerdet werden.

Hier sind einige Richtlinien von Zeit-Management-Experten für Einzelpersonen und Unternehmen, die bessere Zeit verabschieden Management Praktiken.

Schauen Sie sich das große Bild

Die ideale Zeit-Management-app sollte einen Mitarbeiter Fokus auf was er oder sie will zu erreichen, nicht nur den Überblick über ihre Minuten helfen.

"Wenn Sie denken, was Ihre wirklichen Prioritäten sind, im Vergleich zu was Sie am Ende des Tages tut, sind die oft nicht das gleiche. Also eine Software, die die Priorität-Ansatz verwendet eine sehr gute Sache ", sagte Ariely.

Prioritäten zu setzen, erfordert eine ganze Menge offline denken und entscheiden, was an einem Tag, einer Woche oder ein Jahr wichtig ist. Manager sollten nicht erwarten, apps, ihre Gespräche mit Mitarbeitern über Planung und Festlegung von Fristen zu ersetzen.

"Zeit-Management-Anwendungen sind sehr gut im Umgang mit Zeit wenn Sie sich bereits entscheiden, verbringen möchten X Menge an Zeit auf etwas," sagte Gregg. "Aber es ist immer noch bis zu den Menschen, die Aufgabe – um sicherzustellen, dass das, was, das Sie tun möchten, ist wirklich das wichtigste jetzt tun zu priorisieren."

Geben Mitarbeiter Kontrolle

Es neigt dazu, eine reflexive "Ick" Antwort vom Arbeitnehmer zu sein, wenn sie, dass ihre Chefs spähen werden könnte, in ihre Zeit-Management-Tools denken zu erfahren Sie mehr über ihre Arbeitsgewohnheiten oder wie sie ihre Freizeit verbringen. "Ich wäre sehr besorgt als Angestellter sobald ich anfangen, etwas, das meine Online-Aktivitäten überwacht einschalten" sagte Gloria Mark, ein Informatik-Professor an der University of California in Irvine.

Eine Möglichkeit, eine echte oder vermeintliche Privatsphäre eindringen zu verhindern ist, lassen einen Mitarbeiter wissen, wie und wann er verfolgt wird, und ließ ihn derjenige sein, der diese Informationen zurück zu seinem Arbeitgeber leitet.

Einige Arbeitgeber lieber apps, mit denen verschiedene Ebenen der Aufsicht. Zum Beispiel ATracker, die von einigen Krankenhäusern verwendet wird, kann Gesundheitsdienstleister, die bestimmen, welche Daten sie erfassen möchten, wie die Zeit auf eine Operation oder mit einem Patienten, aber die Krankenhäuser lassen die Ärzte entscheiden, wann und ob Berichte aus diesen Daten erstellen und senden Sie sie an Administratoren, Gründer von Jian Yan sagte.

Ein Mitarbeiter sollte auch in der Lage zu sitzen mit den Daten vor dem Senden und in der Lage zu entscheiden, wann Sie den senden-Button. Wenn der Arbeitnehmer nicht, hat er Zeit fühlt, um die Daten zu überprüfen, kann er Stunden seines Arbeitstages versucht sich produktive anstatt produktiv Blick machen verlieren.

"Wenn wir diese Daten für andere transparent machen, deshalb kommen wir in eine Situation, wo wir anfangen, unsere Aktivitäten zu schaffen gute Daten zu manipulieren", sagte Ethan Bernstein, Assistant Professor an der Harvard Business School, der Arbeitsplatz Transparenz studiert hat. "Wenn Sie Experimente ausführen auf wie Sie Ihre Zeit verwalten, neigen Sie zu wollen, die Ergebnisse zu verkaufen sein, bevor jemand kommt und Fragen, die Sie über sie."

Unternehmen wie Uber, Twitter und Foursquare niedrigerere Tech Anwendungen wie iDoneThis, die einen Abend erzeugt eine e-Mail Erinnerung, dass die Mitarbeiter reagieren auf eine Zusammenfassung von dem, was sie an diesem Tag erreicht. Die Idee ist es, Mitarbeiter zu motivieren getan, weil sie wissen, die e-Mail kommt.

"Es ist eher eine einfache Möglichkeit zu sehen, was jeder arbeitet. Es eine Menge von diesen negativen Konnotationen, nicht ", sagte Walter Chen, Mitbegründer von iDoneThis.

Mitarbeiter-Feedback anhören

Da viele Menschen bereits Zeit-Management-Anwendungen verwenden, kann es schwierig sein für Unternehmen davon zu überzeugen ihre Mitarbeiter wechseln auf ein anderes System bei der Arbeit von denen verwenden sie bereits auf ihren eigenen. Die beste Zeit-Management-System funktioniert, weil es wird Teil des täglichen Ritual des Mitarbeiters, so dass swapping ein neues Ritual für eine weniger attraktive Alternative Produktivität negativ auswirken könnten.

Das Leitprinzip hinter Zeitmanagement ist eine Person Gefühl der Kontrolle zu ihrem Tag wiederherstellen. "Sie verlieren den Vorteil, wenn Sie es obligatorisch machen", sagte Gregg.

Sie verlieren auch den Vorteil, wenn die app des Tages Brennpunkt wird. Zeit-Management-Tools sollte ein Mittel zur Steigerung der Produktivität, nicht nur eine andere Aufgabe zu erfüllen bevor wir nach Hause von der Arbeit sein. Wenn eine app eine Ablenkung wird, ist es wahrscheinlich besser, gehen Sie zurück zu Stift und Papier und schreiben eine altmodische ToDo-Liste.